سفر کارمندی هم لذت خاص خودش را دارد. همان سفرهای کاری که گاهی شما به صورت تکی یا همراه با تعدادی از همکاران برای هدف خاصی می‌روید. بیشتر ادارات دولتی و شرکت‌های خصوصی برای اقامت کارمندان از هتل اختصاصی خودشان استفاده کرده یا برای آن‌ها مرکز اقامتی را رزرو می‌کنند.
کارمندان هیچ هزینه‌ای بابت اقامت خود نمی‌پردازند. یک سفر کاری است که حتی می‌توانند در زمان‌های فراغت خود هم در شهر گردش کنند؛ اما یکی از چالش‌های سفرهای کارمندان مربوط به اقامت آن‌ها در هتل است. گاهی در هنگام ورود به دلایل مختلفی مشکلی در رزرو و تحویل اتاق به وجود می‌آید که باعث معطلی کارمند در لابی و پذیرش برای هماهنگی می‌شود. مشکلاتی که البته مسئله خاصی نبوده و سریع هم برطرف خواهد شد؛ اما برای کسی که از یک نقطه دور آمده و هنوز خستگی راه در تن اوست، معطلی چند دقیقه‌ای هم به معنای چند ساعت است.
برای جلوگیری از این معطلی و اینکه کارمندان در زمان اقامت خود دچار مشکلی نشوند، نکاتی وجود دارد که در ادامه این مقاله، آن‌ها را برای شما نوشته‌ایم. البته باید گفت که همه مشکلات مربوط به معطل شدن نیست. با ما در ادامه همراه باشید تا به بررسی و توضیح هر کدام بپردازیم.
نکات اقامت کارمندان در هتل
- از قبل نام هماهنگ کننده را بپرسید
یکی از مشکلات در هنگام ورود، هماهنگ نبودن رزرو شما در هتل است. البته که از قبل اتاقی برای شما در نظر گرفته شده؛ اما ممکن است که مسئول یا فردی که با آن هماهنگ شده در هتل نبوده و مسئول پذیرش در آن لحظه شیفت خود را تازه تحویل گرفته و شیفت قبلی فراموش کرده که هماهنگی را انجام دهد. به هر حال این اتفاقی است که احتمال رخداد آن وجود دارد. شما از طرف اداره اعزام شده‌اید و فقط معرفی نامه دارید؛ اما بهتر است که قبل از آمدن از مسئول خود نام مدیر یا شخصی که باید در هتل با او صحبت کنید را بپرسید. حتی بهتر است که شماره تلفن او را یادداشت کرده و قبل رسیدن تماس بگیرید.
- معرفی نامه حتماً همراهتان باشد
داشتن معرفی نامه از طرف شرکت یا اداره الزامی است؛ به ویژه اینکه اگر قصد اقامت در هتل غیراختصاصی را داشته باشید. غیر از معرفی نامه، حتماً مدارک شناسایی از جمله کارت اداره را با خود همراه ببرید. نکته مهم دیگری که باید در نظر بگیرید، این است که حتماً اطلاعات نوشته شده در معرفی نامه با اطلاعات هویتی شما و همراهانتان مطابقت داشته باشد.
- چه چیزی حساب شده است؟
قبل از اینکه کلید اتاق خود را بگیرید و وارد شوید، حتماً از مسئول پذیرش در خصوص هزینه‌های حساب شده بپرسید. البته شما می‌توانید در اداره از مسئول مربوطه هم بپرسید؛ اما برای خاطرجمع شدن، یک‌بار هم از مسئول پذیرش سؤال کنید. اصولاً شما نیازی نیست که هزینه اتاق را بپردازید؛ اما در خصوص بهای صبحانه، ناهار، شام و استفاده از خدمات تفریحی حتماً اطلاعات کسب کنید. آیا شما باید جداگانه هزینه بپردازید یا اینکه تخفیفی در نظر گرفته شده است؟
- اطلاعات را ثبت کنید
مسئولان پذیرش و کارمندان هتل حواس‌شان به تمامی رفتارهای مهمانان است؛ اما به هر دلیلی ممکن است که اشتباهی هر چند کوچک به وجود بیاید که باید گفت ناخواسته است. اگر بخواهیم که مثالی بزنیم، می‌توان تعداد دفعات سرو غذا را نوشت. شما دو بار در رستوران هتل غذا خورده‌اید؛ اما هتل سه بار حساب کرده است. مسئله‌ای که شاید کم‌اهمیت باشد؛ اما باید همه چیز به صورت دقیق محاسبه شود. از این رو برای خدماتی که قرار است خود شما هزینه بپردازید، حتماً اطلاعات تعداد دفعات استفاده را یادداشت کنید.
- قوانین هتل را مطالعه کنید
قوانین هتل، کارمند و غیرکارمند نمی‌شناسد. قوانینی مانند ساعت ورود و خروج، ساعت سرو غذا، رعایت سکوت و غیره برای همه مسافران الزامی است و باید رعایت شود. فرق شما با بقیه مسافران در هتل این است که هزینه اقامت‌تان را کسی دیگری داده است. این نکته را در نظر بگیرید که رعایت قوانین از طرف شما بیشتر از بقیه مورد انتظار است. هر خطایی از سمت کارمند به چشم شرکت یا اداره نوشته می‌شود.
- در گرفتن اتاق خاص اصرار نکنید
در هتل‌های غیراختصاصی، اتاق‌ها از قبل مشخص شده است و هتل هیچ تمایزی بین مسافران در این خصوص در نظر گرفته نمی‌شود. در حقیقت براساس شرایط مانند تعداد افراد و غیره اتاقی خاص تحویل داده می‌شود؛ اما در هتل‌های اختصاصی احتمال تفاوت در اتاق‌ها وجود دارد. برای مثال، ممکن است که اتاقی برای مدیران باشد. چنین اتاق‌هایی امکاناتی دارند که مدیران بهتر بتوانند در آنجا جلسه خصوصی با دیگران برگزار کنند. برای همین، اگر به شما اتاق خاصی تحویل داده شد، به هیچ وجه در تعویض آن اصرار نکنید.
- آدرس را دقیق بپرسید
شهر جدید است. حالا اگر شهری مانند مشهد باشد و چندبار به آنجا رفته باشید، ممکن است که خیابان‌های آنجا را بشناسید؛ اما این مسئله برای همه یکسان نیست. قبل از رفتن حتماً آدرس دقیق را بپرسید. اینکه دقیقاً در کجا قرار گرفته و چه امکانات رفاهی و خدماتی در آنجا وجود دارد. علاوه بر این بپرسید که آیا پارکینگ دارد یا خیر. پارکینگ بعضی هتل‌ها با خود ساختمان اصلی کمی فاصله دارد.
- فرم‌ها را به صورت دقیق پر کنید
نکته آخر و مهم اینکه فرم ثبت اطلاعات را به صورت دقیق پرکنید. اطلاعات فرم باید با آن چیزی که در معرفی نامه اصلی نوشته شده مطابقت داشته باشد. هتل‌ها این فرم‌ها را در پوشه‌ای جداگانه بایگانی کرده و برای تسویه باید آن‌ها را به مسئول اداره یا شرکتتان نشان دهند.
قوانین هتل برای کارمندان و مسافران هیچ تفاوتی ندارد؛ بلکه نکاتی است که مسافر در سفر کاری خود از طرف شرکت و اداره آن‌ها را باید رعایت کند. نکاتی که به او در نداشتن سفر بدون دغدغه کمک زیادی خواهد کرد.
Recent Comments